Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado 25 de octubre de 2026 · Actualizado 25 de octubre de 2026

Lista de entrega: del contrato al inicio de obra

Una lista de entrega del contrato al inicio reúne lo que debe quedar hecho entre el contrato firmado y el primer día en la obra: anticipo, permisos, selecciones, material, programa, subcontratistas confirmados, papeles, acceso y nota de arranque al cliente, cada punto con responsable y fecha límite.

Descarga gratis: Lista previa al inicio de obra (Excel). Un renglón por obra por punto con responsable, fecha límite, estado, fecha en que se hizo y enlace al comprobante. Toma la fecha de inicio de cada obra y marca los puntos que siguen abiertos el día de inicio o después, puntos sin responsable o sin fecha límite, puntos con fecha límite después del inicio, puntos vencidos, puntos hechos sin comprobante o sin fecha, y puntos abiertos cuando el inicio se acerca. La hoja Empiece aquí cuenta todo. Los renglones de ejemplo están marcados; bórrelos antes de empezar. Sin pedir su correo.

1. Por qué la obra se atrasa en la entrega

Se firma el contrato y todos se relajan. Luego la primera semana se complica: el permiso no ha salido, el cliente no ha elegido el azulejo, las ventanas tardan semanas en llegar, el carpintero pensaba que era el próximo lunes. Ninguno es difícil por sí solo. Se juntan porque nadie era dueño de la lista entre la venta y el inicio.

2. La lista, un renglón por obra por punto

Copie la misma lista en cada obra nueva el día que se firma el contrato:

Contrato firmado por ambas partes, con la copia archivada en la obra.
Anticipo recibido. El monto y el momento los fija su contrato, y algunos estados y ciudades tienen sus propias reglas para anticipos de remodelación; revíselas o consulte a un abogado. Anote la fecha en que se acreditó y guarde el recibo; vea cobrar más rápido los pagos por avance.
Permisos solicitados y luego aprobados. Qué permisos necesita la obra, y si se puede empezar antes de que salgan, lo fija la oficina de permisos de su ciudad o condado; consúltelos. Llévelos en su control de permisos e inspecciones.
Selecciones finales con el visto bueno del cliente por escrito; vea control de asignaciones y selecciones.
Material pedido y tiempos de entrega largos confirmados por escrito; vea pedidos y material en espera.
Programa listo: la fecha de inicio y las primeras dos semanas en su programa de 2 semanas.
Subcontratistas confirmados por escrito con fechas, no solo "ahí estaremos".
COI y W-9 archivados de cada subcontratista antes de que pise la obra; vea el papeleo de subcontratistas y W-9 y 1099-NEC de subcontratistas.
Acceso y servicios: llaves o caja de seguridad, luz y agua, contenedor, baño portátil, dónde se estaciona la cuadrilla.
Nota de arranque enviada al cliente: fecha de inicio, a quién llamar, horario de trabajo, qué esperar la primera semana y cómo se manejan los cambios.

3. Un responsable y una fecha límite por punto

"La oficina" no es un responsable. Ponga un nombre en cada renglón y una fecha límite, contada hacia atrás desde la fecha de inicio. Un permiso puede tardar semanas; una nota de arranque, un día o dos. La hoja Ajustes trae días de ejemplo antes del inicio para cada punto; cámbielos según su forma de trabajar.

4. Hecho quiere decir comprobante

Para cada punto, guarde un enlace al comprobante: el contrato firmado, el recibo del anticipo, el permiso, la confirmación escrita del subcontratista, el COI, la foto de la caja de llaves. Cuando un cliente o un subcontratista diga después "nadie me avisó", el comprobante está a un clic. Una casilla marcada sin nada detrás es un recuerdo, no un registro.

5. Revísela antes de la fecha de inicio, no ese día

Una semana antes del inicio, revise cada punto abierto de la obra. Si algo no va a estar listo (permiso sin aprobar, selección sin hacer), mueva la fecha de inicio o avísele al cliente por escrito ahora, no el primer día. Si el inicio se mueve, anótelo como cualquier otro retraso; vea registro de retrasos de obra.

6. Entréguela a la obra

El primer día, el encargado de la obra debe conocer el alcance, las selecciones, las fechas de los subcontratistas, el acceso y quién es el contacto del cliente. Empiece ese día el registro diario. Cualquier cambio de alcance desde aquí va en una orden de cambio, y los mismos hábitos sirven hasta el pago final y la retención.

7. Una revisión semanal de diez minutos

Una vez por semana, ordene la lista por fecha de inicio y revise: puntos abiertos después del inicio, puntos sin responsable o sin fecha límite, puntos con fecha límite después del inicio y puntos hechos sin comprobante. Resuelva la primera obra de la lista antes de pasar a la siguiente.

Dónde ayuda un asistente

Lo difícil es mantener la lista al día mientras vende la siguiente obra. Durante la prueba piloto, se marcan los puntos de la lista que siguen abiertos después de la fecha de inicio y se redacta el seguimiento (al subcontratista, al proveedor o al cliente) para que usted lo apruebe. Nada se envía solo, y durante la prueba una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio teléfono, correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué debe llevar una lista previa al inicio de obra?

Contrato firmado, anticipo recibido, permisos solicitados y aprobados, selecciones finales por escrito, material pedido con tiempos de entrega confirmados, programa listo, subcontratistas confirmados por escrito con fechas, COI y W-9 archivados, acceso y servicios listos, y una nota de arranque al cliente. Cada punto lleva un responsable, una fecha límite y un enlace al comprobante.

¿Puedo empezar la obra antes de que salga el permiso?

Eso lo fija la oficina de permisos de su ciudad o condado, no esta lista; consúltelos antes de empezar cualquier trabajo. Lleve el permiso como un punto propio con responsable y fecha límite.

¿Cuánto anticipo debo cobrar antes de empezar?

El monto y el momento los fija su contrato, y algunos estados y ciudades tienen sus propias reglas para anticipos de remodelación; revíselas o consulte a un abogado. Lo que acuerde, anote la fecha en que lo recibió y guarde el recibo.

¿Quién debe encargarse de la entrega de la venta a la obra?

Una persona por punto, con nombre. Muchos constructores pequeños dejan al dueño el contrato, el anticipo y los permisos, y al encargado de obra los subcontratistas, el material y el acceso. Lo importante es que cada renglón tenga un nombre.

¿Y si un punto sigue abierto el día de inicio?

Decida antes del inicio: mueva la fecha o avísele al cliente por escrito qué falta y por qué. Anótelo como cualquier otro retraso para que el registro coincida con el programa.

Herramientas gratis

Control de papeleo de subcontratistas (Excel): marca W-9 y COI faltantes, COI por vencer y pagos sin renuncia incondicional.
Horas de la cuadrilla por obra (Excel): un renglón por persona por día por obra (fecha, trabajador, obra, entrada, salida, descanso o total de horas, tarea o código de costo, cómo llegó, fecha en que se anotó, quién aprobó) con listas de Obras y Trabajadores, horas por obra por semana, horas contra el presupuesto de horas de cada obra y un resumen en Empiece aquí; alertas de sin obra, obra o trabajador fuera de la lista, salida antes de la entrada, sin horas, posibles duplicados, días largos, anotado tarde, sin aprobar, obras cerca o arriba del presupuesto y trabajadores arriba de una alerta de horas semanales; los números de Ajustes son ejemplos; no calcula el pago, y las horas extra y reglas de pago vienen de las leyes federales y estatales y de su proveedor de nómina.
Lista previa al inicio de obra (Excel): un renglón por obra por punto desde el contrato firmado hasta el primer día (contrato firmado, anticipo recibido, permisos solicitados y aprobados, selecciones finales, material pedido y tiempos de entrega, programa listo, subcontratistas confirmados con fechas, COI y W-9 archivados, acceso y servicios, nota de arranque al cliente) con responsable, fecha límite, estado, fecha en que se hizo y enlace al comprobante, una hoja Obras con fechas de inicio y puntos abiertos, y un resumen en Empiece aquí; alertas de puntos abiertos después del inicio, sin responsable, sin fecha límite, fecha límite después del inicio, vencidos, hechos sin comprobante o sin fecha y puntos abiertos con el inicio cercano; los días de Ajustes son ejemplos; el anticipo lo fija su contrato y los permisos la oficina de permisos de su ciudad o condado.
Registro de retrasos de obra (Excel): un renglón por retraso (obra, fechas de inicio y fin, causa, qué pasó, días perdidos, quién lo resuelve, aviso al cliente con fecha y forma, visto bueno por escrito, programa actualizado, nueva fecha de entrega, orden de cambio necesaria y número, impacto en costo, enlace a fotos/registro diario), una hoja Obras con totales por obra y un resumen en Empiece aquí; alertas de sin aviso por escrito al cliente, aviso después de lo fijado en Ajustes, decisión del cliente sin visto bueno escrito, material en espera sin nueva fecha, orden de cambio sin número, días perdidos en blanco y retrasos abiertos; los valores de Ajustes son ejemplos, los plazos de aviso los fija su contrato.
Registro diario de obra y fotos (Excel): un renglón por obra por día (personal propio y de subcontratistas, clima, trabajo hecho, entregas, inspecciones, visitas, retrasos y causa, indicaciones del cliente, notas de seguridad, enlace a la carpeta de fotos), una hoja Obras y una hoja Días sin registro que marca los días de trabajo sin registro; alertas de sin enlace de fotos, retraso sin causa, indicación del cliente sin orden de cambio, inspección sin resultado y sin número de personal; días de trabajo y periodo de revisión en la hoja Ajustes.
Control de W-9 y 1099-NEC de pagos a subcontratistas (Excel): una hoja de Beneficiarios (tipo de entidad, fecha de W-9 recibido, dirección postal; nunca el número fiscal completo) y una de Pagos (fecha, beneficiario, monto, forma de pago, obra), con total por beneficiario en el año fiscal y alertas de pagado sin W-9, W-9 después del primer pago, arriba del límite de reporte (editable; $2,000 para pagos de 2026 según irs.gov), corporaciones por confirmar, abogados, sin dirección, pagos con tarjeta/app y pagos a alguien fuera de la lista. Información general, no asesoría fiscal.
Registro de prospectos nuevos (Excel): un renglón por consulta (fecha de recibido, origen, contacto, tipo de trabajo, primera respuesta, siguiente paso y fecha, estado, cotización enviada, último contacto), con alertas de sin respuesta, siguiente paso vencido, cotizado sin seguimiento y prospectos viejos; límites en la hoja Ajustes.
Control de cotizaciones y seguimiento (Excel): un renglón por cotización con fecha de envío y vigencia, registro de contactos, próximo seguimiento calculado con día 3/7/14 (editable), y alertas de seguimientos para hoy o atrasados, cotizaciones por vencer o vencidas abiertas, alto y decida, sin fecha de envío, ganada sin monto y perdida sin motivo.
Programa de 2 semanas: subcontratistas e inspecciones (Excel): un renglón por obra por tarea con fechas de inicio y fin, fecha para confirmar según sus ajustes, inspección solicitada/fecha/resultado, dependencias, vista Ahora/Semana 1/Semana 2, y alertas de subcontratistas sin confirmar, inspecciones sin solicitar, rechazadas sin reinspección, mismo subcontratista en dos obras, sin subcontratista y tareas que empiezan antes de lo que dependen.
Registro de permisos e inspecciones (Excel): un renglón por permiso por obra (tipo, número, fechas de solicitud/emisión/vencimiento, tarjeta colocada, final/cierre, cuotas, responsable) y un renglón por inspección (fecha necesaria, solicitada, resultado, reinspección), con Ajustes editables y alertas de permisos vencidos o por vencer, sin número, sin emitir, inspecciones sin solicitar a tiempo, rechazadas sin reinspección, trabajo terminado sin final aprobada y cuotas sin pagar.
Control de pedidos, entregas y devoluciones (Excel): un renglón por partida (proveedor, OC, cantidad pedida y entregada, fechas prometida y de entrega, ticket revisado, fecha del pendiente, sustitución aprobada, factura cotejada) y un renglón por devolución (RMA, crédito esperado y recibido, cargo de reposición), con alertas de entregas tarde o incompletas, pendientes pasados de fecha, facturas sin cotejar y créditos faltantes o incompletos.
Control de presupuesto contra real por obra (Excel): partidas por obra y código de costo, costos reales de facturas y recibos, órdenes de cambio firmadas sumadas al presupuesto, diferencia $ y %, y alertas de partidas sobre o cerca del presupuesto, costos sin obra, código o partida, y órdenes sin firma o sin cobrar.
Control de pendientes y llamadas de garantía (Excel): pone la fecha límite desde la fecha de reporte (días de pendientes y garantía editables) y marca detalles vencidos o que vencen pronto, sin subcontratista, cerrados sin visto bueno del cliente o sin fotos, y cargos al subcontratista sin cobrar.
Control de asignaciones y selecciones del cliente (Excel): calcula cada excedente y su orden de cambio con su margen, y marca selecciones vencidas o que vencen en 14 días, excedentes sin orden firmada, excedentes firmados sin cobrar y créditos sin aplicar.
Calculadora de extras sin cobrar: cuánto le cuestan al año los extras sin cobrar, con sus propios números.
Calculadora de plazos de gravamen en Texas: fechas de aviso y declaración jurada según el capítulo 53 del Código de Propiedad.
Plantilla gratis de control de oficina (Excel): marca órdenes de cambio sin firmar o sin facturar y facturas vencidas.
Lista semanal de oficina (PDF): órdenes de cambio, facturas, retención, avisos de gravamen, seguros y cuadrillas en una página.

Todo gratis, sin registro.

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