Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Horas de la cuadrilla por obra: un registro sencillo de tarjetas de tiempo

Un registro de horas de la cuadrilla es un renglón por persona, por día, por obra: la fecha, el trabajador, la obra, la hora de entrada y salida o el total de horas, y quién lo aprobó. Llévelo al día y sabrá cuánto costó cada obra en mano de obra antes de la nómina, no después.

Descarga gratis: Horas de la cuadrilla por obra (Excel). Un renglón por persona por día por obra, con entrada, salida, descanso, tarea, cómo llegaron las horas y quién las aprobó. Suma las horas por obra y por semana, compara cada obra con su presupuesto de horas, y marca renglones sin obra, obras o trabajadores que no están en sus listas, salida antes de la entrada, posibles duplicados, días largos, horas anotadas tarde y registros sin aprobar. La hoja Empiece aquí cuenta todo. No calcula el pago. Los renglones de ejemplo están marcados; bórrelos antes de empezar. Sin pedir su correo.

1. Por qué se pierden las horas en obras pequeñas

Las horas llegan de cinco maneras: un mensaje a las 6 de la tarde, una foto de una tarjeta de papel, un audio, un chat de grupo, un cálculo el viernes. Nadie anota a qué obra pertenecen, así que la mano de obra cae en un solo montón. Luego una obra se alarga y nadie puede decir si fue la cuadrilla, la orden de cambio o el tablaroca lo que tomó tres días de más.

2. Un renglón por persona, por día, por obra

Anote:

Si alguien trabajó en dos obras el mismo día, son dos renglones. Ese es todo el truco: las horas separadas por obra son las que hacen que el reporte de costos sea verdadero.

3. Tenga una lista de obras y una de trabajadores

Use siempre el mismo nombre de obra. "Smith", "cocina Smith" y "calle Smith" se vuelven tres obras en un total. Las hojas Obras y Trabajadores guardan los nombres, y cualquier renglón con un nombre que no está en la lista se marca para que lo corrija antes de que se repita.

4. Reciba las horas el mismo día

Pida las horas al final de cada día, en un solo lugar y en un solo formato: "Obra, entrada, salida, descanso". Una foto de una tarjeta de papel sirve, siempre que alguien la anote ese día. El registro marca lo que se anota varios días después de la fecha de trabajo (el número es un ejemplo que usted fija en Ajustes), porque lo que se anota tarde es lo que se vuelve un cálculo.

5. Revise la semana antes de la nómina

Antes de pagar la nómina, ordene la semana y revise: renglones sin horas o con salida antes de la entrada, renglones sin obra, posibles duplicados (misma persona, misma obra, mismo día, mismas horas), días largos y lo que no está aprobado. Corrija eso y luego apruebe. El registro agrupa las horas de lunes a domingo; si su semana de pago es distinta, use sus propias fechas. Las horas extra y las reglas de pago las fijan las leyes federales y estatales y su proveedor de nómina, no este registro; la División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo de EE. UU., la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas o su contador le pueden decir qué aplica a su cuadrilla. Si alguien es empleado o subcontratista es otra pregunta; vea W-9 y 1099-NEC de subcontratistas y consulte a su contador.

6. Compare las horas con el presupuesto de mano de obra

Dele a cada obra un presupuesto de horas de su cotización. La hoja Obras muestra las horas usadas, las de la semana pasada y el porcentaje del presupuesto, y marca las obras cerca o arriba. Pase el monto en dólares a su control de costos por obra. Si las horas de más vinieron de un cambio del cliente, van en una orden de cambio; si vinieron de una espera, anótelas en su registro de retrasos.

7. Una las horas con el registro diario

Su registro diario dice quién estuvo en la obra; el registro de horas dice cuánto tiempo. Cuando no coinciden (tres personas en el registro diario, dos en las horas), uno de los dos está mal, y es más fácil corregirlo esa semana que al final de la obra.

Dónde ayuda un asistente

Lo difícil es convertir mensajes y fotos en renglones cada día. Durante la prueba piloto, las horas que llegan por mensaje se anotan en la obra correcta, y los registros que faltan o se ven raros (sin obra, salida antes de la entrada, un día sin horas) se marcan con un recordatorio redactado para que usted lo apruebe. Nada se envía solo, y durante la prueba una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio teléfono, correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Cómo llevo las horas de la cuadrilla por obra sin una aplicación?

Lleve un renglón por persona, por día, por obra en una hoja de cálculo: fecha, trabajador, obra, entrada, salida, descanso o total de horas, tarea, cómo llegó y quién lo aprobó. Reciba las horas el mismo día, use siempre los mismos nombres de obra y revise la semana antes de la nómina.

¿Y si un trabajador reparte el día entre dos obras?

Haga dos renglones, uno por obra, cada uno con sus horas. Eso es lo que permite que el costo de mano de obra de cada obra salga bien.

¿Esta hoja calcula el pago o las horas extra?

No. Suma horas por obra y por semana y marca problemas. Las reglas de pago, horas extra y registros las fijan las leyes federales y estatales y su proveedor de nómina; consulte al Departamento de Trabajo de EE. UU., a la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas o a su contador.

¿Cómo detecto horas duplicadas o inventadas?

Busque la misma persona, obra, día y horas dos veces, días más largos que su límite normal, horas anotadas mucho después de la fecha de trabajo y horas en un día en que el registro diario no muestra a esa persona en la obra. El registro gratis marca las tres primeras.

¿Cómo sé si una obra se pasó en mano de obra?

Dele a cada obra un presupuesto de horas de su cotización y compare las horas usadas cada semana. La hoja Obras muestra el porcentaje del presupuesto y marca las obras cerca o arriba, para que lo revise antes de terminar la obra.

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