Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Pedidos y entregas de material para constructores pequeños

Controlar pedidos de material es llevar un renglón por pedido con lo que se pidió, la fecha de entrega prometida, lo que de verdad llegó, lo pendiente por surtir y cada devolución con el crédito que le deben, para no pagar dos veces ni perder un crédito.

Descarga gratis: Control de pedidos, entregas y devoluciones de material (Excel). Una hoja Pedidos con un renglón por partida y una hoja Devoluciones con un renglón por devolución. Marca entregas tarde o incompletas, pendientes pasados de su nueva fecha, tickets sin revisar, facturas que no cuadran con la entrega y devoluciones sin crédito o con crédito incompleto. Sin pedir su correo.

También gratis: Control de presupuesto vs real por obra (Excel). Las facturas de material y los créditos del proveedor van en las líneas de costo de la obra, así usted ve cuándo una devolución nunca se acreditó contra el presupuesto. Sin pedir su correo.

1. Un renglón por pedido, no por obra

Lleve un registro sencillo (una hoja de cálculo basta) con un renglón por pedido de material: obra, proveedor, número de pedido o cotización, fecha del pedido, quién lo pidió, qué se pidió, el total y la fecha de entrega que prometió el proveedor. Cuando llegue la confirmación por correo, anote su número en el renglón. Ese número es lo que va a necesitar para cualquier pregunta sobre el pedido.

2. Revise la entrega contra el pedido

Cuando el material llega a la obra, alguien revisa el boleto de entrega contra el pedido antes de firmar: cantidades, medidas, colores y cualquier daño. Anote en el boleto lo que faltó o llegó dañado, tome una foto y mande el boleto a la oficina el mismo día. En el registro, marque el pedido como entregado completo, entregado incompleto o dañado.

3. Controle lo pendiente por surtir con fecha nueva y una decisión

Una sustitución que el cliente debe aprobar, o un cambio de precio, es una orden de cambio. Vea control de órdenes de cambio.

4. Anote cada devolución el día que sale

En las devoluciones es donde el dinero se pierde sin que nadie lo note. Cada devolución lleva su propio renglón: obra, proveedor, artículos, número de devolución o RMA, fecha en que se regresó, quién la llevó y el crédito que espera. Guarde el comprobante de devolución con el renglón. Pregunte al proveedor por cualquier cargo de reposición o plazo de devolución antes de mandarla, porque esas condiciones las pone cada proveedor y su cuenta.

5. Compare el crédito con la devolución

Una devolución no termina hasta que el crédito aparece en un estado de cuenta o nota de crédito del proveedor. Cada semana, revise las devoluciones que todavía no tienen crédito. Compare el monto con lo que esperaba y confirme que se aplicó a la obra correcta. Si falta o es menor, mande al proveedor una nota breve y amable con el número de devolución, la fecha, los artículos y el monto.

6. Compare las facturas del proveedor con lo que llegó

Antes de pagar una factura, revísela contra el pedido y el boleto de entrega: que cobre lo entregado, no lo pendiente por surtir, al precio cotizado. Ponga el costo en la obra correcta para que su control de costos por obra sea confiable. Si el proveedor es nuevo, tenga primero sus papeles en orden; vea papeleo de subcontratistas y proveedores.

7. Una revisión semanal de diez minutos

Una vez por semana, filtre el registro por cuatro cosas: pedidos pasados de su fecha prometida, pendientes por surtir sin fecha nueva, devoluciones sin crédito y facturas que no cuadran con una entrega. Cada renglón abierto lleva un siguiente paso y un responsable.

Dónde ayuda un asistente

Las confirmaciones de pedido, los boletos de entrega, los comprobantes de devolución y las notas de crédito llegan a distintos correos y bolsillos. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat arma este registro en su propia hoja de Google con lo que usted reenvía, y marca devoluciones abiertas sin crédito, pendientes por surtir pasados de su fecha nueva y facturas que no cuadran con una entrega. Para un crédito que falta, preparamos una nota amable al proveedor para que su oficina la apruebe; no sale nada hasta que usted lo aprueba, y una persona real revisa todo durante la prueba.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio correo y su hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Cómo controlan los constructores pequeños sus pedidos de material?

Con un renglón por pedido en un registro sencillo: obra, proveedor, número de pedido, qué se pidió, fecha de entrega prometida, lo que de verdad llegó y cualquier pendiente o devolución. Una hoja de cálculo basta si alguien la actualiza cuando llegan boletos y confirmaciones.

¿Qué hago cuando el material queda pendiente por surtir?

Anote los artículos y la fecha nueva, qué tarea los espera, y fije un día para volver a revisar. Si la fecha se atrasa, decida por escrito si espera, sustituye con el visto bueno del cliente o pide en otro lado.

¿Cómo me aseguro de recibir el crédito por material devuelto?

Anote cada devolución el día que sale con el número de devolución, artículos, fecha y crédito esperado, guarde el comprobante y revise cada semana las devoluciones sin crédito en un estado de cuenta o nota de crédito. Dé seguimiento amable por escrito con los datos de la devolución.

¿Los cargos de reposición y los plazos de devolución dependen del proveedor?

Sí. Los pone cada proveedor y las condiciones de su cuenta, así que pregunte antes de regresar material y anote las condiciones en el renglón de la devolución.

¿Quiere que se lo controlemos? Únase a la prueba gratis.