Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado 25 de octubre de 2026 · Actualizado 25 de octubre de 2026

Cierre de fin de año: obras, cambios, retención y 1099

El cierre de fin de año de un constructor pequeño es una lista corta que usted revisa a principios de diciembre: anote cada obra abierta y su estado, cobre o firme cada orden de cambio, dé seguimiento a facturas y retención pendientes, revise los W-9 antes de la lista de 1099-NEC, cierre los créditos de material, sume las horas de la cuadrilla por obra y arme una carpeta de cierre por obra terminada. Luego entregue números limpios a su contador.

Herramientas gratis para esta lista: Control de presupuesto vs. real, Control de W-9 y 1099-NEC de subcontratistas, Control de pedidos, devoluciones y créditos y Horas de la cuadrilla por obra (todas en Excel, sin pedir su correo). Esta guía es información general sobre cómo llevar una oficina, no asesoría fiscal, contable ni legal. Pregunte a su contador o preparador de impuestos qué aplica a su negocio.

1. Anote cada obra abierta y su estado

Empiece con una sola lista: cada obra que tuvo movimiento este año. Para cada una anote el estado (en curso, pendientes, terminada sin pagar, terminada y pagada, en pausa), el monto del contrato más las órdenes de cambio aprobadas, lo que ha facturado, lo que ha cobrado y lo que todavía le deben. Su control de costos por obra es el lugar natural para esto. Una obra marcada como "terminada" con dinero pendiente es lo primero que debe atender.

2. Encuentre órdenes de cambio sin cobrar o sin firmar

Revise el registro de órdenes de cambio de cada obra y busque dos cosas: trabajo extra que se hizo y nunca se cobró, y órdenes de cambio que se cotizaron o se hicieron pero nunca se firmaron. Cobre ahora las firmadas. Las que no están firmadas, envíelas para firma con una nota corta de qué se hizo y cuándo. Revise también sus mensajes y registros diarios; muchos cambios se acordaron en la obra y nunca se pusieron por escrito.

3. Dé seguimiento a facturas abiertas y retención pendiente

Anote cada factura abierta con su fecha, monto y la última vez que dio seguimiento. Lleve la retención como un saldo aparte en cada obra, con la condición de liberación que fija su contrato. Las reglas sobre cuánto se puede retener y cuándo se debe liberar dependen de su contrato y de su estado, así que revise ambos. La guía para cobrar el pago final y la retención tiene una rutina de seguimiento cortés y por escrito.

4. Revise los plazos de gravamen de lo que no le han pagado

Un saldo sin pagar en diciembre puede chocar con plazos de aviso y de gravamen en enero. Anote las fechas en el renglón de la obra. Los contratistas en Texas pueden calcular fechas aproximadas con nuestra calculadora de plazos de gravamen en Texas, pero las reglas de gravamen tienen pasos estrictos, así que consulte a un abogado antes de depender de un gravamen.

5. W-9 archivado antes de pagar, y luego la lista de 1099-NEC

Antes de los últimos pagos del año, asegúrese de tener un W-9 de cada subcontratista y proveedor de servicios al que le paga. Luego ordene sus pagos por beneficiario. Según las Instrucciones del IRS para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en inglés), para los años fiscales que empiezan después de 2025 el límite de reporte es de $2,000, y el Formulario 1099-NEC se entrega al beneficiario y al IRS a más tardar el 31 de enero, o el siguiente día hábil si cae en fin de semana o día feriado. Para los pagos de 2026 eso queda en el lunes 1 de febrero de 2027; confírmelo en irs.gov. Quién recibe un 1099 y cómo se presenta es una pregunta para su preparador. La guía de W-9 y 1099-NEC de subcontratistas y su control gratis le ayudan a armar la lista.

6. Cierre devoluciones y créditos de material pendientes

Busque devoluciones sin crédito, créditos que no se aplicaron a una factura y facturas del proveedor que no coinciden con lo que se entregó. Pida un estado de cuenta al proveedor y compárelo renglón por renglón. La guía de pedidos, entregas y devoluciones muestra un registro sencillo de devoluciones.

7. Sume las horas de la cuadrilla por obra

Sume las horas de la cuadrilla por obra del año (o de cada obra que se cerró) y compárelas con lo que cotizó. Ese número le dice qué tipo de obras cotiza bien. Si las horas llegaron por mensaje y en papel, un registro de horas de la cuadrilla por obra hace rápidos los totales. Las preguntas de pago y nómina van con su proveedor de nómina o su contador.

8. Arme una carpeta de cierre por cada obra terminada

Una carpeta por obra: contrato firmado, cada orden de cambio, factura final y comprobante de pago, liberación de la retención, renuncias de gravamen, permisos e inspección final, firma de la lista de pendientes, notas de garantía y fotos. Los pendientes y llamadas de garantía abiertos siguen en su propia lista para que no se pierdan después de cerrar la obra.

9. Entregue números limpios a su contador

Cuando termine las listas, envíe a su contador o preparador la lista de obras con lo facturado, cobrado y pendiente, los totales por beneficiario y el estado de los W-9, y cualquier pregunta abierta. Ellos deciden cómo se reporta; su trabajo es que no falte nada.

Dónde ayuda un asistente

Lo lento es encontrar lo que se quedó atrás: la orden de cambio que nadie cobró, la factura a la que nadie dio seguimiento. Durante la prueba piloto, las órdenes de cambio sin cobrar y los saldos abiertos se marcan y se redacta un recordatorio corto para que la oficina lo apruebe. Lo configuramos una parte a la vez, nada se envía solo y una persona real revisa todo. No prepara impuestos ni presenta formularios 1099.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio teléfono, correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué debe revisar un constructor pequeño a fin de año?

Cada obra abierta y su estado, órdenes de cambio sin cobrar o sin firmar, facturas abiertas y retención pendiente, plazos de gravamen de lo que no le han pagado, W-9 de todos a quienes pagó, la lista de beneficiarios del 1099-NEC, devoluciones y créditos de material pendientes, horas de la cuadrilla por obra y una carpeta de cierre por obra terminada.

¿Cuándo debo empezar el cierre de fin de año?

A principios de diciembre tiene tiempo para cobrar órdenes de cambio y dar seguimiento a saldos antes de que termine el año, y para conseguir los W-9 que faltan antes de la fecha límite del 1099-NEC.

¿Cuál es el límite del 1099-NEC para los pagos de 2026?

Las instrucciones del IRS dicen que para los años fiscales que empiezan después de 2025 el límite es de $2,000, y el formulario vence el 31 de enero o el siguiente día hábil, que para los pagos de 2026 queda en el lunes 1 de febrero de 2027. Confírmelo en irs.gov y pregunte a su preparador quién lo necesita.

¿Qué hago con la retención pendiente a fin de año?

Anótela como un saldo aparte en cada obra con la condición de liberación de su contrato y la fecha en que la pidió por última vez. Las reglas de retención dependen de su contrato y de su estado, así que revise ambos; para gravámenes, consulte a un abogado.

¿Esto es asesoría fiscal?

No. Es información general para organizar los registros de su oficina. Pregunte a su contador o preparador de impuestos qué aplica a su negocio.

Herramientas gratis

Control de papeleo de subcontratistas (Excel): marca W-9 y COI faltantes, COI por vencer y pagos sin renuncia incondicional.
Horas de la cuadrilla por obra (Excel): un renglón por persona por día por obra (fecha, trabajador, obra, entrada, salida, descanso o total de horas, tarea o código de costo, cómo llegó, fecha en que se anotó, quién aprobó) con listas de Obras y Trabajadores, horas por obra por semana, horas contra el presupuesto de horas de cada obra y un resumen en Empiece aquí; alertas de sin obra, obra o trabajador fuera de la lista, salida antes de la entrada, sin horas, posibles duplicados, días largos, anotado tarde, sin aprobar, obras cerca o arriba del presupuesto y trabajadores arriba de una alerta de horas semanales; los números de Ajustes son ejemplos; no calcula el pago, y las horas extra y reglas de pago vienen de las leyes federales y estatales y de su proveedor de nómina.
Lista previa al inicio de obra (Excel): un renglón por obra por punto desde el contrato firmado hasta el primer día (contrato firmado, anticipo recibido, permisos solicitados y aprobados, selecciones finales, material pedido y tiempos de entrega, programa listo, subcontratistas confirmados con fechas, COI y W-9 archivados, acceso y servicios, nota de arranque al cliente) con responsable, fecha límite, estado, fecha en que se hizo y enlace al comprobante, una hoja Obras con fechas de inicio y puntos abiertos, y un resumen en Empiece aquí; alertas de puntos abiertos después del inicio, sin responsable, sin fecha límite, fecha límite después del inicio, vencidos, hechos sin comprobante o sin fecha y puntos abiertos con el inicio cercano; los días de Ajustes son ejemplos; el anticipo lo fija su contrato y los permisos la oficina de permisos de su ciudad o condado.
Registro de retrasos de obra (Excel): un renglón por retraso (obra, fechas de inicio y fin, causa, qué pasó, días perdidos, quién lo resuelve, aviso al cliente con fecha y forma, visto bueno por escrito, programa actualizado, nueva fecha de entrega, orden de cambio necesaria y número, impacto en costo, enlace a fotos/registro diario), una hoja Obras con totales por obra y un resumen en Empiece aquí; alertas de sin aviso por escrito al cliente, aviso después de lo fijado en Ajustes, decisión del cliente sin visto bueno escrito, material en espera sin nueva fecha, orden de cambio sin número, días perdidos en blanco y retrasos abiertos; los valores de Ajustes son ejemplos, los plazos de aviso los fija su contrato.
Registro diario de obra y fotos (Excel): un renglón por obra por día (personal propio y de subcontratistas, clima, trabajo hecho, entregas, inspecciones, visitas, retrasos y causa, indicaciones del cliente, notas de seguridad, enlace a la carpeta de fotos), una hoja Obras y una hoja Días sin registro que marca los días de trabajo sin registro; alertas de sin enlace de fotos, retraso sin causa, indicación del cliente sin orden de cambio, inspección sin resultado y sin número de personal; días de trabajo y periodo de revisión en la hoja Ajustes.
Control de W-9 y 1099-NEC de pagos a subcontratistas (Excel): una hoja de Beneficiarios (tipo de entidad, fecha de W-9 recibido, dirección postal; nunca el número fiscal completo) y una de Pagos (fecha, beneficiario, monto, forma de pago, obra), con total por beneficiario en el año fiscal y alertas de pagado sin W-9, W-9 después del primer pago, arriba del límite de reporte (editable; $2,000 para pagos de 2026 según irs.gov), corporaciones por confirmar, abogados, sin dirección, pagos con tarjeta/app y pagos a alguien fuera de la lista. Información general, no asesoría fiscal.
Registro de prospectos nuevos (Excel): un renglón por consulta (fecha de recibido, origen, contacto, tipo de trabajo, primera respuesta, siguiente paso y fecha, estado, cotización enviada, último contacto), con alertas de sin respuesta, siguiente paso vencido, cotizado sin seguimiento y prospectos viejos; límites en la hoja Ajustes.
Control de cotizaciones y seguimiento (Excel): un renglón por cotización con fecha de envío y vigencia, registro de contactos, próximo seguimiento calculado con día 3/7/14 (editable), y alertas de seguimientos para hoy o atrasados, cotizaciones por vencer o vencidas abiertas, alto y decida, sin fecha de envío, ganada sin monto y perdida sin motivo.
Programa de 2 semanas: subcontratistas e inspecciones (Excel): un renglón por obra por tarea con fechas de inicio y fin, fecha para confirmar según sus ajustes, inspección solicitada/fecha/resultado, dependencias, vista Ahora/Semana 1/Semana 2, y alertas de subcontratistas sin confirmar, inspecciones sin solicitar, rechazadas sin reinspección, mismo subcontratista en dos obras, sin subcontratista y tareas que empiezan antes de lo que dependen.
Registro de permisos e inspecciones (Excel): un renglón por permiso por obra (tipo, número, fechas de solicitud/emisión/vencimiento, tarjeta colocada, final/cierre, cuotas, responsable) y un renglón por inspección (fecha necesaria, solicitada, resultado, reinspección), con Ajustes editables y alertas de permisos vencidos o por vencer, sin número, sin emitir, inspecciones sin solicitar a tiempo, rechazadas sin reinspección, trabajo terminado sin final aprobada y cuotas sin pagar.
Control de pedidos, entregas y devoluciones (Excel): un renglón por partida (proveedor, OC, cantidad pedida y entregada, fechas prometida y de entrega, ticket revisado, fecha del pendiente, sustitución aprobada, factura cotejada) y un renglón por devolución (RMA, crédito esperado y recibido, cargo de reposición), con alertas de entregas tarde o incompletas, pendientes pasados de fecha, facturas sin cotejar y créditos faltantes o incompletos.
Control de presupuesto contra real por obra (Excel): partidas por obra y código de costo, costos reales de facturas y recibos, órdenes de cambio firmadas sumadas al presupuesto, diferencia $ y %, y alertas de partidas sobre o cerca del presupuesto, costos sin obra, código o partida, y órdenes sin firma o sin cobrar.
Control de pendientes y llamadas de garantía (Excel): pone la fecha límite desde la fecha de reporte (días de pendientes y garantía editables) y marca detalles vencidos o que vencen pronto, sin subcontratista, cerrados sin visto bueno del cliente o sin fotos, y cargos al subcontratista sin cobrar.
Control de asignaciones y selecciones del cliente (Excel): calcula cada excedente y su orden de cambio con su margen, y marca selecciones vencidas o que vencen en 14 días, excedentes sin orden firmada, excedentes firmados sin cobrar y créditos sin aplicar.
Calculadora de extras sin cobrar: cuánto le cuestan al año los extras sin cobrar, con sus propios números.
Calculadora de plazos de gravamen en Texas: fechas de aviso y declaración jurada según el capítulo 53 del Código de Propiedad.
Plantilla gratis de control de oficina (Excel): marca órdenes de cambio sin firmar o sin facturar y facturas vencidas.
Lista semanal de oficina (PDF): órdenes de cambio, facturas, retención, avisos de gravamen, seguros y cuadrillas en una página.

Todo gratis, sin registro.

¿Quiere que se lo controlemos? Únase a la prueba gratis.