Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Cómo cobrar el pago final y la retención a los propietarios

Cobrar el pago final es convertir "la obra está terminada" en una lista de pendientes firmada, una factura final completa y un calendario de seguimiento con fechas, con la retención controlada como un saldo aparte por obra. La mayoría de los pagos finales tardíos vienen de un pendiente abierto, un papel que falta o que nadie da seguimiento.

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1. Sepa cuánto le deben antes del último día

Antes de que se vaya la cuadrilla, súmelo: precio del contrato, cada orden de cambio firmada y cada excedente de asignación, menos lo que el propietario ya pagó y cualquier crédito. Anote como número aparte la retención acumulada. Una factura final que no cuadra con las cuentas del propietario empieza una discusión en lugar de un pago. Para excedentes de asignaciones, vea control de asignaciones y selecciones.

2. Cierre la lista de pendientes con la firma del propietario

La razón más común para que un propietario retenga el último cheque es un detalle sin terminar. Recorra la obra con él, anote cada detalle, arréglelo y consiga una firma o un visto bueno por escrito con fecha en la lista cerrada, con fotos. Vea la lista de pendientes y llamadas de garantía para un registro sencillo.

3. Mande una factura final completa el día que termina el trabajo

Si un prestamista o inspector de avances libera el último pago, averigüe pronto qué necesita. La guía para cobrar más rápido los pagos por avance cubre esos papeles.

4. Controle la retención como un saldo aparte

La retención es dinero que se guarda de cada pago hasta el final de la obra. Lleve un renglón por obra con el monto retenido, la condición y la fecha de liberación que dice su contrato, y la fecha en que la pidió. La retención se olvida fácilmente cuando la cuadrilla ya está en la siguiente obra. Las reglas sobre cuánto se puede retener y cuándo se debe liberar dependen de su contrato y de su estado, así que revise ambos en lugar de confiar en una regla general.

5. Dé seguimiento con un calendario, con cortesía y por escrito

Decida de antemano los días de seguimiento y anótelos en el renglón: por ejemplo, un recordatorio amable unos días después de la fecha límite, otro una semana después y luego una llamada. Cada mensaje corto: el saldo, lo que se terminó y cómo pagar. Anote cada recordatorio con su fecha, para que el registro quede claro si el saldo sigue abierto.

6. Cuando el propietario disputa el saldo

Pida por escrito los detalles específicos. Separe lo que de verdad está sin terminar (arréglelo y documéntelo) de lo que es una petición nueva (una orden de cambio). Ofrezca cobrar ahora la parte que no está en disputa. Guarde juntos el contrato firmado, las órdenes de cambio, la firma de pendientes y su registro de recordatorios.

7. Vigile sus plazos de gravamen mientras espera

Una disputa de pago puede durar más que los plazos de gravamen. Anote sus fechas de aviso y de gravamen en el renglón de la obra mientras sigue cobrando con cortesía. Los contratistas en Texas pueden calcular fechas aproximadas con nuestra calculadora de plazos de gravamen en Texas. Las reglas de gravamen en vivienda tienen pasos adicionales, así que consulte a un abogado antes de depender de un gravamen.

Esto es información general sobre cómo llevar una oficina, no asesoría legal. Siga su contrato y las reglas de su estado.

Dónde ayuda un asistente

La factura final, la firma de pendientes, las órdenes de cambio y los recordatorios suelen estar en lugares distintos. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat lo configura paso a paso con lo que usted reenvía, en su propia hoja de Google, con alertas: factura final sin enviar, saldo vencido, retención sin pedir, pendiente todavía abierto. Preparamos los recordatorios amables; usted aprueba antes de que salga cualquier cosa, y una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio correo y su hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Por qué los propietarios retienen el pago final?

Normalmente porque falta terminar un pendiente, la factura final no cuadra con sus cuentas o falta un papel de cierre. Una lista de pendientes firmada y una factura final completa quitan la mayoría de esas razones.

¿Qué es la retención en una obra de vivienda?

Dinero que se guarda de cada pago hasta que se termina la obra. Cuánto se puede retener y cuándo se debe liberar depende de su contrato y de las reglas de su estado.

¿Cuándo debo mandar la factura final?

El día que termina el trabajo, con cada orden de cambio, los pagos recibidos, la retención en su propio renglón y los papeles de cierre que pide el contrato o el prestamista.

¿Qué hago si el propietario disputa el saldo?

Pida los detalles por escrito, arregle lo que de verdad falta, haga una orden de cambio para peticiones nuevas, ofrezca cobrar ahora la parte sin disputa y no pierda de vista sus plazos de gravamen. Consulte a un abogado antes de depender de un gravamen.

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