Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Registro de retrasos de obra: clima, cliente y material

Anote un retraso el día que empieza: un renglón con la obra, la fecha, la causa, qué pasó, los días perdidos estimados y quién se encarga de resolverlo; luego una nota breve por escrito al cliente y el programa actualizado. Casi todas las peleas por el programa empiezan con un retraso que nadie anotó.

Descarga gratis: Registro de retrasos de obra (Excel). Un renglón por retraso con causa, días perdidos, a quién se le avisó, cuándo y cómo, y si el cliente confirmó por escrito. Marca retrasos sin aviso por escrito al cliente, avisos después de lo que usted fijó, decisiones del cliente sin visto bueno por escrito, material en espera sin nueva fecha de entrega, órdenes de cambio necesarias sin número, días perdidos en blanco y retrasos abiertos sin fecha de fin. La hoja Empiece aquí suma todo. Los renglones de ejemplo están marcados; bórrelos antes de empezar. Sin pedir su correo.

1. Por qué los retrasos terminan en peleas por el programa

La obra se atrasa un día por lluvia, tres días esperando que el cliente elija el azulejo, una semana por ventanas en espera. Cada uno parece poca cosa, así que nadie lo anota. Al final el cliente ve una obra que terminó tarde y no recuerda ninguna de las razones. Un registro breve por escrito, hecho cuando pasa cada retraso, le permite explicar el programa con hechos y no de memoria.

2. Un renglón por retraso

Lleve una sola lista (una hoja de cálculo basta) con un renglón por cada retraso:

3. Anótelo el día que empieza, y solo con hechos

Anote la causa y lo que vio el mismo día, de preferencia en el registro diario y luego en la lista de retrasos. Limítese a lo que pasó, cuándo y quién dijo qué. Deje fuera las culpas. Un retraso anotado cuando empieza es mucho más fácil de explicar que uno armado al final de la obra.

4. Avísele al cliente por escrito

Una llamada o una plática en la obra es un buen comienzo, pero confírmela con una nota breve por escrito: un correo, un mensaje de texto o un mensaje en la aplicación que use. Diga qué pasó, la causa, los días estimados, qué está haciendo al respecto y, si necesita algo del cliente, qué y para cuándo. Guarde una copia con la obra. Cuánto aviso pide su contrato, y si un retraso le da más tiempo o dinero, lo fija su contrato; consulte a un abogado sobre su caso. Fije su propia meta (por ejemplo, dentro de un par de días) y dele seguimiento.

5. Las tres causas más comunes

6. Actualice el programa y avise a los subcontratistas

Cada retraso mueve algo. Actualice su programa de 2 semanas y avise a los subcontratistas cuyas fechas cambiaron. Muchos retrasos en la fecha de inicio vienen de puntos que quedaron abiertos en la entrega (permiso, selecciones, fechas de subcontratistas); una lista de entrega del contrato al inicio los detecta antes del primer día. Una actualización semanal breve al cliente, hecha con la lista de retrasos, mantiene a todos enterados; vea cómo actualizar a clientes y subcontratistas.

7. Cierre cada retraso

Cuando termine el retraso, anote la fecha de fin y los días perdidos reales. Si hizo falta una orden de cambio, anote el número cuando esté firmada. Un retraso abierto sin fecha de fin es fácil de olvidar y difícil de explicar después.

8. Una revisión semanal de diez minutos

Una vez por semana, revise: retrasos sin aviso por escrito al cliente, decisiones del cliente que siguen esperando visto bueno por escrito, material en espera sin nueva fecha, órdenes de cambio sin hacer y retrasos abiertos. Corrija lo que pueda mientras lo tiene fresco.

Dónde ayuda un asistente

Lo difícil es acordarse de mandar la nota por escrito mientras la obra sigue avanzando. Durante la prueba piloto, le marcamos cada retraso sin aviso por escrito al cliente y redactamos una actualización breve para que su oficina la apruebe. Lo configuramos una parte a la vez, y una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio teléfono, correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué debo anotar cuando se atrasa una obra?

La obra, la fecha en que empezó, la causa (clima, decisión del cliente, material en espera, inspección, subcontratista que no llegó, orden de cambio), qué pasó en pocos hechos, los días perdidos estimados, quién se encarga de resolverlo, cuándo y cómo se le avisó al cliente, si confirmó por escrito y si se actualizaron el programa y la orden de cambio.

¿Qué tan pronto debo avisarle al cliente de un retraso?

En cuanto lo sepa, y por escrito. Cualquier plazo de aviso que deba cumplir lo fija su contrato; consulte a un abogado sobre su caso. Muchos constructores fijan su propia meta, como dentro de un par de días, y le dan seguimiento.

¿Basta con una llamada para avisarle al cliente de un retraso?

Una llamada es un buen comienzo, pero confírmela con una nota breve por escrito (correo, mensaje de texto o mensaje en la aplicación) que diga qué pasó, la causa, los días estimados y lo que necesita del cliente, y guarde una copia con la obra.

¿Y si el retraso lo causa una decisión del cliente?

Anote cuándo la pidió, para cuándo necesitaba la respuesta y qué se atrasó. Pida el visto bueno del cliente por escrito, y si la decisión cambia el alcance o el precio, haga una orden de cambio.

¿Anotar los retrasos me da más tiempo en el contrato?

Esto es información general, no asesoría legal. Si un retraso le da más tiempo o dinero lo fija su contrato; consulte a un abogado. Un registro claro del mismo día puede ayudar a explicar el programa en cualquier caso.

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