Constructores y contratistas pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Seguimiento de cotizaciones: no pierda obras por no dar seguimiento

Dar seguimiento a cotizaciones es tener cada cotización enviada en una sola lista con su fecha de envío y su vigencia, contactar al cliente con un ritmo fijo (por ejemplo día 3, 7 y 14), registrar cada contacto y cerrar cada cotización como ganada, perdida o sin respuesta, con su motivo. Los constructores pequeños pierden obras que nunca siguieron porque las cotizaciones viven en el correo y en la memoria.

Descarga gratis: Control de cotizaciones y seguimiento (Excel). Un renglón por cotización y un registro de contactos; cuenta sus seguimientos, calcula la fecha del próximo (día 3, 7 y 14 por defecto, editable) y marca seguimientos para hoy o atrasados, cotizaciones por vencer o vencidas todavía abiertas, las que llegaron al alto y decida, y faltantes de fecha de envío, monto ganado o motivo de pérdida. Sin pedir su correo.

1. Todas las cotizaciones en una sola lista

Un renglón por cotización: un número corto, cliente, obra o dirección, monto, la fecha en que la envió y la fecha hasta la que vale el precio. Las que mandó por correo, mensaje, portal o en persona van en la misma lista. Si no está en la lista, nadie le dará seguimiento.

2. Anote la fecha de envío y la vigencia

La fecha de envío empieza el reloj del seguimiento. La vigencia es la fecha en que vencen los precios de su cotización, para que sepa cuándo revisar materiales antes de aceptar. Una cotización vencida que sigue abierta necesita una decisión: actualizar el precio, extender la vigencia por escrito o cerrarla.

3. Dé seguimiento con un ritmo fijo: día 3, 7 y 14

Escoja un ritmo y úselo en todas las cotizaciones. Uno sencillo es un primer contacto tres días después de enviarla, un segundo cerca del día 7 y un tercero cerca del día 14. Ajuste los días a su trabajo; lo importante es que la próxima fecha esté anotada, no en la memoria. Nuestra hoja calcula la próxima fecha a partir de su último contacto.

4. Registre cada contacto

Cada llamada, mensaje, correo o visita lleva un renglón: fecha, número de cotización, el medio y lo que le dijeron. Cuando el cliente llame, cualquiera en la oficina sabe en qué va, y nunca manda el mismo mensaje dos veces.

5. Qué decir en un seguimiento

Corto, amable y fácil de contestar. Algunos ejemplos:

Haga una sola pregunta clara, mencione la vigencia cuando esté cerca y no presione. Un "no" también le sirve.

6. Sepa cuándo parar

Después del último seguimiento planeado, decida: cierre la cotización como sin respuesta o fije una última revisión cerca de la vigencia. Insistir sin fin le quita tiempo para las cotizaciones que siguen vivas.

7. Anote si la ganó o la perdió, y por qué

Cuando el cliente conteste, márquela como ganada o perdida. Si la perdió, anote un motivo corto: precio, fechas, alcance, eligió a alguien conocido o no contestó. Con el tiempo esos motivos le muestran qué obras cotizar y cómo escribir la próxima cotización. Una cotización ganada necesita su monto final para que sus números sean reales.

8. Revise la lista cada día

Esto es información general sobre cómo llevar una oficina, no asesoría legal.

Dónde ayuda un asistente

Nosotros preparamos los seguimientos del día 3, 7 y 14; usted los aprueba antes de que salga cualquier cosa. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat lleva la lista de cotizaciones en su propia hoja de Google con las cotizaciones que usted reenvía, y una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: reenvíe los correos de sus obras al asistente, siga trabajando en su propia hoja y reciba una lista diaria corta de lo que se está escapando. Sin app nueva, sin tarjeta. Pida un lugar en la prueba.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo dar seguimiento a una cotización de construcción?

Escoja un ritmo fijo y úselo en todas. Uno sencillo es un primer contacto pocos días después de enviarla y luego cerca del día 7 y del día 14. Los días exactos importan menos que anotar la próxima fecha.

¿Qué debe decir un mensaje de seguimiento?

Algo corto y amable: confirme que recibió la cotización, ofrezca resolver dudas o ajustar el alcance, mencione la vigencia si está cerca y haga una sola pregunta clara.

¿Cuántas veces debo dar seguimiento a una cotización?

Decídalo antes, por ejemplo tres seguimientos. Después del último, ciérrela como sin respuesta o fije una última revisión antes de que venza.

¿Por qué anotar el motivo de una cotización perdida?

Los motivos cortos (precio, fechas, alcance, no contestó) le muestran con el tiempo qué obras cotizar y cómo mejorar sus cotizaciones.

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