# Pedidos y entregas de material para constructores pequeños

By James Grokman, CEO, TapeAndFloat · 2026-10-25 · Canonical: https://gc.tapeandfloat.com/es/guias/control-pedidos-entregas-devoluciones.html

**Controlar pedidos de material es llevar un renglón por pedido con lo que se pidió, la fecha de entrega prometida, lo que de verdad llegó, lo pendiente por surtir y cada devolución con el crédito que le deben, para no pagar dos veces ni perder un crédito.**
**Descarga gratis:** [Control de pedidos, entregas y devoluciones de material (Excel)](https://tapeandfloat.com/downloads/TapeAndFloat_Control_Pedidos_Devoluciones_Creditos.xlsx). Una hoja Pedidos con un renglón por partida y una hoja Devoluciones con un renglón por devolución. Marca entregas tarde o incompletas, pendientes pasados de su nueva fecha, tickets sin revisar, facturas que no cuadran con la entrega y devoluciones sin crédito o con crédito incompleto. Sin pedir su correo.

También gratis: [Control de presupuesto vs real por obra (Excel)](https://tapeandfloat.com/downloads/TapeAndFloat_Control_Presupuesto_vs_Real.xlsx). Las facturas de material y los créditos del proveedor van en las líneas de costo de la obra, así usted ve cuándo una devolución nunca se acreditó contra el presupuesto. Sin pedir su correo.

## 1. Un renglón por pedido, no por obra

Lleve un registro sencillo (una hoja de cálculo basta) con un renglón por pedido de material: obra, proveedor, número de pedido o cotización, fecha del pedido, quién lo pidió, qué se pidió, el total y la fecha de entrega que prometió el proveedor. Cuando llegue la confirmación por correo, anote su número en el renglón. Ese número es lo que va a necesitar para cualquier pregunta sobre el pedido.

## 2. Revise la entrega contra el pedido

Cuando el material llega a la obra, alguien revisa el boleto de entrega contra el pedido antes de firmar: cantidades, medidas, colores y cualquier daño. Anote en el boleto lo que faltó o llegó dañado, tome una foto y mande el boleto a la oficina el mismo día. En el registro, marque el pedido como entregado completo, entregado incompleto o dañado.

## 3. Controle lo pendiente por surtir con fecha nueva y una decisión

- Anote qué artículos quedaron pendientes y la fecha nueva que le da el proveedor.

- Anote qué tarea del programa espera esos artículos, para no mandar a la cuadrilla ni a los subcontratistas antes de tiempo.

- Fije un día para volver a revisar. Si la fecha nueva se atrasa, decida por escrito: esperar, sustituir con el visto bueno del cliente, o pedir en otro lado y cancelar lo pendiente.

Una sustitución que el cliente debe aprobar, o un cambio de precio, es una orden de cambio. Vea [control de órdenes de cambio](control-ordenes-de-cambio.html).

## 4. Anote cada devolución el día que sale

En las devoluciones es donde el dinero se pierde sin que nadie lo note. Cada devolución lleva su propio renglón: obra, proveedor, artículos, número de devolución o RMA, fecha en que se regresó, quién la llevó y el crédito que espera. Guarde el comprobante de devolución con el renglón. Pregunte al proveedor por cualquier cargo de reposición o plazo de devolución antes de mandarla, porque esas condiciones las pone cada proveedor y su cuenta.

## 5. Compare el crédito con la devolución

Una devolución no termina hasta que el crédito aparece en un estado de cuenta o nota de crédito del proveedor. Cada semana, revise las devoluciones que todavía no tienen crédito. Compare el monto con lo que esperaba y confirme que se aplicó a la obra correcta. Si falta o es menor, mande al proveedor una nota breve y amable con el número de devolución, la fecha, los artículos y el monto.

## 6. Compare las facturas del proveedor con lo que llegó

Antes de pagar una factura, revísela contra el pedido y el boleto de entrega: que cobre lo entregado, no lo pendiente por surtir, al precio cotizado. Ponga el costo en la obra correcta para que su [control de costos por obra](control-costos-por-obra.html) sea confiable. Si el proveedor es nuevo, tenga primero sus papeles en orden; vea [papeleo de subcontratistas y proveedores](papeleo-subcontratistas-seguros-renuncias.html).

## 7. Una revisión semanal de diez minutos

Una vez por semana, filtre el registro por cuatro cosas: pedidos pasados de su fecha prometida, pendientes por surtir sin fecha nueva, devoluciones sin crédito y facturas que no cuadran con una entrega. Cada renglón abierto lleva un siguiente paso y un responsable.

## Dónde ayuda un asistente

Las confirmaciones de pedido, los boletos de entrega, los comprobantes de devolución y las notas de crédito llegan a distintos correos y bolsillos. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat arma este registro en su propia hoja de Google con lo que usted reenvía, y marca devoluciones abiertas sin crédito, pendientes por surtir pasados de su fecha nueva y facturas que no cuadran con una entrega. Para un crédito que falta, preparamos una nota amable al proveedor para que su oficina la apruebe; no sale nada hasta que usted lo aprueba, y una persona real revisa todo durante la prueba.

**Prueba gratis de 60 días:** siga trabajando en su propio correo y su hoja de Google. [Pida su lugar en la prueba piloto](../#pilot).

## Preguntas frecuentes

### ¿Cómo controlan los constructores pequeños sus pedidos de material?

Con un renglón por pedido en un registro sencillo: obra, proveedor, número de pedido, qué se pidió, fecha de entrega prometida, lo que de verdad llegó y cualquier pendiente o devolución. Una hoja de cálculo basta si alguien la actualiza cuando llegan boletos y confirmaciones.

### ¿Qué hago cuando el material queda pendiente por surtir?

Anote los artículos y la fecha nueva, qué tarea los espera, y fije un día para volver a revisar. Si la fecha se atrasa, decida por escrito si espera, sustituye con el visto bueno del cliente o pide en otro lado.

### ¿Cómo me aseguro de recibir el crédito por material devuelto?

Anote cada devolución el día que sale con el número de devolución, artículos, fecha y crédito esperado, guarde el comprobante y revise cada semana las devoluciones sin crédito en un estado de cuenta o nota de crédito. Dé seguimiento amable por escrito con los datos de la devolución.

### ¿Los cargos de reposición y los plazos de devolución dependen del proveedor?

Sí. Los pone cada proveedor y las condiciones de su cuenta, así que pregunte antes de regresar material y anote las condiciones en el renglón de la devolución.